Werken met het geluid van de golven op de achtergrond en na de lunch een frisse duik in het zwembad nemen. Klinkt als een droombaan toch?

Een ‘workation’, wat staat voor work + vacation, komt steeds vaker ter sprake. In dit blog vertellen we wat een workation precies inhoudt en welke voor- en nadelen om de hoek komen kijken, indien jijzelf of een werknemer op workation gaat.

Daarnaast duiken we nog wat dieper in op het werken op afstand, want hoe is het leven als een digital nomad? Tot slot geven we je een aantal tools van Yellow Yard die je kunt inzetten om een workation tot een succes te maken en om volledig online te kunnen werken, overal ter wereld.

Vakantie(werk)

Een workation is een combinatie tussen werk en vakantie. Er wordt fulltime een functie uitgeoefend, maar niet op kantoor. Er kan gekozen worden voor een andere locatie in Nederland of een populaire bestemming in het buitenland. De werknemer werkt hetzelfde aantal uren, maar deelt deze vrij in en werkt vanuit verschillende locaties online.

Niet elke baan kan je remote uitvoeren. Veel kantoorbanen, waarbij tijdens de coronacrisis thuis gewerkt werd hebben de overstap gemaakt naar hybride werken: deels thuis en een deel op kantoor. De Rijksoverheid (2022) stimuleert hybride werken, omdat het kostenbesparend is, reistijd en files beperkt en voor veel werknemers de combinatie tussen privé en werk meer in balans brengt. Om het hybride werken te integreren in jouw organisatie kan je de e-mail en agenda synchronisatie van Yellow Yard gebruiken. Zo heb je scherp wie wanneer thuis werkt of op kantoor aanwezig is.

Het vinden van nieuwe personeel blijft echter wel een probleem. De arbeidsmarkt wordt steeds krapper en het CBS (2022) telt in het eerste kwartaal van 2022 ruim 451 duizend vacatures, tegenover 338 duizend werklozen. Dat zijn 133 vacatures per 100 werkzoekenden.

Het is niet gemakkelijk om nieuw personeel aan te nemen en daarom is het belangrijk om als organisatie out of the box te denken. De werkzoekende heeft ten slotte geruime keuze tijdens de zoektocht naar een nieuwe baan. Het aantrekkelijk maken van een functie door bijvoorbeeld hybride werken of een workation, zijn mogelijkheden om personeel te werven voor jouw organisatie en op te vallen tussen andere vacatures.

Een georganiseerde werkvakantie

Een workation is niet zomaar een vakantie en vergt daarom de nodige voorbereiding.

De Ondernemer (2021) vroeg verschillende ondernemers naar hun ervaringen met een workation, en met welke voor- en nadelen je rekening kunt houden.

Een workation kan je alleen doen, maar vaak kiezen organisaties ervoor om met het gehele team locatie onafhankelijk te werken voor een aantal weken. Werken in een andere omgeving en met collega’s kan stimulerend werken voor de sfeer in het team en de creativiteit. Op een warme locatie wordt er vaak gekozen om vroeg in de ochtend te werken en ‘s middags te genieten van het desbetreffende land. In de weekenden is er tevens genoeg ruimte om de omgeving te verkennen.

Ondanks de voordelen van een workation is het ook goed de mogelijke nadelen scherp te houden. Collega’s zijn geen vrienden of familie en je zit wel voor een langere tijd samen op een vaste locatie. Normaal gesproken zie je collega’s niet na werktijd of in het weekend. Een belangrijk punt om afspraken over te maken om wrijving te voorkomen. Neem bijvoorbeeld tijdens een workation ook momenten voor jezelf en sluit de dag af met een wandeling.

Daarnaast is het verstandig om rekening te houden met het klimaat waar je gaat werken. In een warm land kan je bijvoorbeeld een locatie met airco reserveren. En door het tijdsverschil met Nederland zijn de werktijden anders, waardoor je soms vroeg in de ochtend of laat in de avond een meeting kunt hebben.

Van kantoortuin naar rijstveld

Tijdens een workation werk je een vakantieperiode en ga je vervolgens met frisse energie en een dosis creativiteit terug naar Nederland. Maar, je kunt ook kiezen voor een werkwijze waarbij je geen vakantie hoeft te nemen maar deze permanent hebt. Deze mensen worden digital nomads genoemd.

De digitale nomaden die de wereld ‘rondzwerven’ met een laptop, internet en de kennis in huis. Vaak in een omgebouwde camper of gewoon met een backpack. Plaatjes van Balinese rijstvelden of Spaanse stranden komen voorbij en er wordt gewerkt vanuit koffietentjes en strandtenten. Volgens SEO GEEK (2022) zijn er wereldwijd zo’n 4.8 miljoen digital nomads actief. Daarnaast zijn er 17 miljoen mensen die wel als digital nomad leven, maar nog wel ingeschreven staan in hun huidige gemeente.

Als digital nomad kan je de wereld over reizen en werken van waar en wanneer je maar wilt. Wel is het noodzakelijk om goede afspraken te maken tussen werkgever en werknemer. Denk hierbij aan vaste meetings en werkafspraken. Veel digital nomads blijven een aantal dagen op een vaste locatie en reizen vervolgens naar de nieuwe bestemming. Het kan hierbij effectief zijn om een reisplan te maken en te reizen in de weekenden, zodat je rust creëert tijdens de werkdagen. Tot slot is een goede communicatie belangrijk om het contact met het thuisfront te onderhouden en te zorgen voor een goede relatie tussen werknemer en werkgever.

Het leven als digital nomad heeft ook nadelen. Veel digital nomads voelen zich soms eenzaam en vinden het veel energie kosten om constant te moeten bepalen waar hun volgende bestemming is. Ook kan het tijdsverschil met Nederland of haperende WiFi zorgen voor de nodige uitdagingen. Kortom, voorbereiding is key.

Werken op afstand: gebruik deze tools

Wanneer je op afstand werkt of jouw werknemers op workation zijn, kunnen slimme tools het remote werk gemakkelijker en efficiënter maken. Wij hebben ze voor je op een rijtje gezet:

1. E-mail en agenda synchronisatie: de E-mail en agenda synchronisatie van Yellow Yard zorgt ervoor dat je overal jouw email en agenda up-to-date hebt en werknemers, collega’s en werkgevers op de hoogte zijn van jouw planning. Dit maakt het gemakkelijk om afspraken in te plannen en onderling te communiceren ook wanneer een werknemer bijvoorbeeld vanuit het buitenland werkt.
2. CRM-module: met de CRM-module kan je gemakkelijk gegevens van klanten en kandidaten bijhouden. Het CRM geeft toegang tot meerdere werknemers, zodat je in de backlog informatie kunt achterlaten en altijd op de hoogte blijft. De CRM-module kan je tevens koppelen aan je agenda en email.
3. Online uren invullen en declareren: indien jouw medewerkers op afstand werken kunnen ze in de tool van Yellow Yard hun uren bijhouden. De gewerkte uren kunnen vervolgens geaccordeerd en uitbetaald worden. Dit proces is versneld, omdat het volledig digitaal uitgevoerd wordt. Zelfs via een mobiele telefoon of tablet kan er digitaal ondertekend worden.
4. Externe koppelingen: wanneer er op afstand en online gewerkt wordt is het van belang te communiceren via bijvoorbeeld Whatsapp of Skype. Met de externe koppelingen van Yellow Yard is het gemakkelijk om in contact met werknemers, collega’s, klanten of kandidaten.

Ben je toe aan een workation of wil je jouw medewerkers optimaal ondersteunen tijdens hun workation? Vraag dan eens een demo aan en ontdek de tools van Yellow Yard om goed voorbereid te zijn.