Het implementeren van een recruitmentsysteem vraagt heel wat aandacht. Er zijn een aantal stappen die je moet ondernemen om tot een succesvolle implementatie te komen. Over welke stappen het gaat? Dat lees je hier!

Stap 1: Partijen briefen
Het implementeren van een recruitmentsysteem begint met de juiste samenwerkingspartij. Omdat je een samenwerking aangaat op lange termijn is het belangrijk om veel tijd en aandacht te steken in het voortraject. Zet daarom het wervingsproces centraal en zorg dat potentiële samenwerkingspartijen op de hoogte zijn van de voorwaarden.

Een goede tip bij de zoektocht naar de juiste partij is om andere organisaties te vragen naar hun ervaringen. Dit brengt je vaak op het juiste pad. Daarnaast brengt het praktische tips, zicht op goede partijen en mogelijke valkuilen in kaart.

Stap 2: Successen bepalen
De implementatiefase begint nadat je een leverancier van recruitment software hebt geselecteerd (zoals Yellow Yard). Focus en richting creëer je door het succes en de doelen van dit traject vooraf te bepalen. Je weet dan welke route je gaat bewandelen en dat maakt het proces vele malen makkelijker. Je werkt natuurlijk vanuit de doelstellingen van je organisatie of afdeling. Die kunnen bijvoorbeeld zijn:

• De tevredenheid van de opdrachtgever wordt gewaardeerd met een cijfer van minimaal een 8 in de maand augustus
• Er zijn binnen vijf maanden 20% meer aanvragen geweest via de website dan vorig jaar in deze periode.

Door je doelen op deze manier op te stellen zijn ze concreet en meetbaar. Dit is de springplank voor een succesvolle implementatie.

Stap 3: Multidisciplinair werken
Het is belangrijk om de juiste mensen te betrekken om een gezamenlijk commitment te krijgen. Door mensen van verschillende disciplines in een team te plaatsen ontwikkel je een multidisciplinair team wat zorgt voor veel input. In het ideale geval bestaat je team uit:

• Eindgebruikers van je recruitmentsysteem
• Eindgebruikers van Self Service Portal(s) van jullie recruitmentsysteem
• Interne afdeling ICT
• Externe ICT partijen (o.a. websitebouwer)
• Interne kwaliteitsmanager
• Leverancier van jullie recruitmentsysteem

Over het algemeen geldt: hoe kleiner het team, hoe beter. Het is daarom aan te raden om een zo overzichtelijk mogelijk team samen te stellen waarmee je alle deelgebieden bereikt. Ook geldt: hoe meer commitment, hoe groter het succes.

Stap 4: Draagvlak maximaliseren
Natuurlijk wil je je doelstellingen zo goed en snel mogelijk behalen. Het is daarom van belang om vanaf de start van het traject bij te dragen aan het verwelkomen van een nieuw recruitmentsysteem. Hierdoor maximaliseer je het draagvlak en maak je eindgebruikers gemotiveerd en enthousiast.

Je maximaliseert het draagvlak door:

• Betrokkenen vanaf het begin te betrekken
• Een ambassadeur te zoeken bij het hoger management
• Te investeren in een projectleider

Stap 5: Informatie toegankelijk maken
Bij de aftrap werk je met het team aan een blauwdruk (concept) van alle recruitment processen. Van intake tot de plaatsing van het recruitmentsysteem. Deze blauwdruk is te zien als de basis voor een projectplan en een daarop volgende planning. De techniek is hierbij slechts ondersteunend.

Een recruitment blauwdruk:

• is chronologisch opgebouwd, van intake tot plaatsing
• verheldert iedere stap in de recruitment flow
• maakt onderscheid tussen hoofd- en subprocessen
• vertaalt de stappen naar het recruitmentsysteem
• beschrijft de betrokken personen per stap
• heeft een heldere lijn met geformuleerde doelstellingen

Stap 6: Plannen en organiseren
Wanneer alle voorgaande stappen goed zijn verlopen is het tijd voor het maken van een goede planning. Je creëert duidelijkheid en overzicht door de implementatie op te delen in meerdere kleine onderdelen. Dit maak het voor het projectteam ook prettiger werken.

Je kunt bij de planning en organisatie van je recruitmentsysteem denken aan de oplevering van ‘out-of-the-box’ functionaliteiten, maatwerk aanpassingen, integratie met externe systemen en een evaluatie.

Zorg ervoor dat alle onderdelen in de planning een doorlooptijd, tussenevaluatie en proceseigenaren bevatten. Hiervoor kun je vaak ook terecht bij Yellow Yard op het gebied van recruitment software.

Heb je hulp nodig bij de implementatie van je recruitmentsysteem of ben je nog op zoek naar de juiste recruitment software? Geen probleem: kom langs voor een kop koffie om samen te sparren of neem contact met ons op!