Veel bureau’s en werkgevers kiezen ervoor om met een ATS systeem te werken. Een slimme keuze om zo jouw proces te kunnen volgen en kwaliteit te kunnen leveren. Het kiezen van een eerste of nieuw ATS is vaak een hele uitdaging, maar dat proces stopt niet na het zetten van een handtekening. Sterker nog, het allerbelangrijkste component staat dan op het punt van beginnen; de implementatie. Een goede implementatie geeft een zorgeloos gebruik. Reden te meer om hier aandacht aan te wijden en jou in dit artikel te voorzien van informatie, tips & trics!

RFI, PvE en andere richtlijnen

Vaak zien en horen we in de offertefase al het één en ander voorbijkomen aangaande gewenste functionaliteiten, need to haves en nice to haves. Deze zaken bundelen we vaak samen met de klant binnen een werkdocument. Dit document noemen we een Request for Information of op zijn Nederlands; het Programma van Eisen. Hoe meer er duidelijk is vanuit de klant, hoe beter we kunnen adviseren over onze oplossingen op het gebied van recruitmentsoftware. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bestaande processen en werkwijzen. Kennis is macht zullen we maar zeggen. Echter, deze documenten gebruiken we ook tijdens de implementatie als leidraad.

Getekend contract, en dan?

Als de handtekening gezet is en alle benodigde wensen en eisen in kaart zijn gebracht, starten we de implementatie op. Afhankelijk van de klant, de grootte van het account en de hoeveelheid maatwerk, trekken we hier vier tot acht weken voor uit. Uiteraard faciliteren wij je vanuit Yellow Yard met de benodigde informatie én ondersteuning; een implementatie doe je samen is ons motto. Naast de standaard zaken die we voor je regelen, komt hier ook weer het werkdocument om de hoek kijken met de nodige extra wensen en eisen. Wellicht is er een migratie van data noodzakelijk of dienen we een standaard workflow om te bouwen naar een maatwerk workflow. Omdat we weten wat er moet gebeuren, kunnen we de verschillende componenten inplannen bij onze developers die de implementatie verzorgen. Onze accountmanagers blijven zijdelings bij dit project betrokken. Is er iets waarover we twijfelen? Dan nemen zij contact met je op om dit te bespreken.

Tijdens en na de uitvoering

Als alle benodigde gegevens binnen zijn, plannen we de verschillende componenten in bij onze collega’s. Gedurende de uitvoering kan het zijn dat we een slimmere of snellere werkwijze ontdekken welke we uiteraard eerst met jou als klant bespreken voordat we verdergaan. Binnen een implementatie is advies vanzelfsprekend voor Yellow Yard. De honderden implementaties die we uitgevoerd hebben, zorgen voor een schat aan kennis en ervaring. Daar profiteer jij als nieuwe klant natuurlijk van. Wanneer we het einde van de implementatie naderen, alle testresultaten op groen staan en we bezig zijn met de puntjes op de i, plannen we een training in. Op locatie, met alle gebruikers en zonder extra kosten. Goed voorbereid van start gaan is slim en in onze ogen vanzelfsprekend. Na de training weet je hoe je met Yellow Yard kunt werken. Mocht er onverhoopt toch nog iets zijn? Dan staat ons supportteam altijd voor je klaar. Kosteloos wel te verstaan.

Klaar voor de start!

Zoals je kunt lezen, nemen we onze implementaties serieus. In de eerste alinea beschreven we het al; een goede implementatie geeft een zorgeloos gebruik en dat is waar we samen met onze klanten naar streven. Ben je nog geen klant van Yellow Yard of hik je tegen de overstap van ATS aan? Wij zijn altijd bereid vrijblijvend het gesprek aan te gaan. Neem contact op of vraag een demo aan!

Vorige maand sprak Koen Somers, klant van Yellow Yard, over zijn ervaringen; onder andere over de implementatie. 

Wil je meer lezen?

Recruitment software: essentieel voor iedere recruiter!

Kandidaten aan de macht! Recruitment 3.0

Starten in recruitment; het eerste jaar met vallen en opstaan