De workflow binnen je Yellow Yard omgeving helpt je om je lopende zaken goed te overzien. Het is zowel een compleet stand van zaken overzicht, als een systeem dat je op het juiste moment een reminder geeft. Echt de backbone van je recruitment proces én je Yellow Yard omgeving. We schreven er vorige maand al over op ons blog: de geheel vernieuwde workflow module. De afgelopen periode heeft ons development team hard gewerkt om dit belangrijke onderdeel van ons platform volledig te herzien. In dit blog lees je wat er voor jou is verbeterd en hoe je het kunt gaan gebruiken.

De nieuwe workflow module in een notendop

Je kent ze ongetwijfeld (als je Yellow Yard al gebruikt): de stamtabellen: een overzicht dat ten grondslag ligt aan de inrichting van je workflow. Hiermee kun je praktisch alle dropdownmenu’s in Yellow Yard aanpassen: vacature statussen, opleidingsniveaus en veel, veel meer. Aan deze stamtabellen zitten je workflow regels gekoppeld, wat maakt dat een kandidaat (bijvoorbeeld) maximaal 1 dag op de status ‘Nieuw’ mag staan.

Voor de meest gebruikte stamtabellen voegen we een niveau toe, zodat je stamtabellen kunt groeperen. Zo kun je al je koppeling statussen (voor sollicitanten) onderverdelen in de volgende vier fasen:

• Nieuw
• Beoordeling
• Gesprekken
• Afgehandeld

Dit ziet er (binnen je instellingen) als volgt uit:

Figuur 1: Yellow Yard instellingen, waar je nu elke status aan een fase kunt koppelen (laatste kolom met dropdowns)

Dit biedt je veel nieuwe mogelijkheden:

• Je kunt sneller zoeken op, bijvoorbeeld, alle kandidaten die in gespreksfase zitten (ongeacht of het een 1e of 2e gesprek is).
• Je kunt overzichten makkelijker lezen omdat je dossiers gegroepeerd kunnen worden op status
• Je kunt overzichten per status visueel weergeven

Door dit goed in te richten, creëer je een aantal overzichtelijke weergaven voor jou en je collega’s, zoals te zien is in onderstaand voorbeeld:

Figuur 2: Overzicht van alle kandidaten die op een specifieke vacature hebben gereageerd

Aan de slag met de nieuwe workflow module

Het is heel simpel: zorg dat je bij de volgende stamtabellen alle waarden koppelt aan een van de voorgedefinieerde fasen:

• Vacature status
• Koppeling status
• Project status

Via Instellingen > Stamtabellen kun je voor deze stamtabel typen de juiste waarden selecteren, zoals in figuur 1 hierboven is geïllustreerd. Zodra je dit gedaan hebt, heb je op de volgende plekken in je Yellow Yard omgeving nieuwe overzichten van waaruit je kunt werken:

• Je vacature overzicht heeft een nieuw tabje ‘Proces overzicht’
• Je projecten overzicht heeft een nieuw tabje ‘Proces overzicht’
• Elke vacature heeft een nieuw tabje ‘Proces’, waar je alle kandidaten terug vindt in een mooi gegroepeerd overzicht.

Wil je nog meer weten over deze nieuwe module? Bekijk onze helptekst waarin we de kandidaten workflow beschrijven of schiet een ticket in vanuit je Yellow Yard omgeving!